I migliori provider di virtual data room

Il confronto tra i provider di data room virtuali 

Ecco i 10 migliori fornitori sul mercato, messi al confronto per te. 

Un’introduzione alle data room virtuali

Il tema della cyber sicurezza è un tema che riguarda ogni ambito della vita quotidiana moderna. E, sempre di più, riguarda anche il business, i professionisti e le aziende. Servono soluzioni per garantire la sicurezza dei dati che vengono condivisi online, per rassicurare sia i clienti che i propri partner. Per questo sono nate le data room virtuali (VDR), che possono essere viste come stanze dove vengono immagazzinate le informazioni sensibili per transazioni come le acquisizioni di mercato, i dati sensibili per le fusioni o per il mercato immobiliare. 

Queste “stanze dati virtuali” sono cloud accessibili da tutti i dispositivi elettronici, ma solo da quelli che hanno ricevuto un’autorizzazione. Grazie ai sistemi di crittografia usati dai migliori fornitori di data room virtuali, queste stanze forniscono privacy, sicurezza e confidenzialità e sono la naturale evoluzione dalle DR, le data room fisiche. Come suggerisce il nome, le DR sono vere e proprie sale con vigilanza costante dove vengono immagazzinati e visionati documenti e dati sensibili. L’inevitabile sviluppo tecnologico ha individuato le falle di questo sistema fisico, che è spesso soggetto ad errori e distrazioni umane, e ha lanciato le VDR, stanze protette, resistenti agli attacchi di hacker e con accesso illimitato, 24/7, da qualunque parte del mondo. 

Le applicazioni e i benefici di usare una data room virtuale sono molti. Infatti, queste stanze possono essere usate per ogni tipo di impresa, dalle M&A fino alle aziende immobiliari, passando per i servizi di consulenza, gli investimenti bancari e gli esperti legali e finanziari. Spesso, le data room virtuali vengono usate per transazioni importanti e delicate come le fusioni di diverse aziende, le raccolte di fondi e le offerte IPO perchè queste stanze forniscono la privacy e la sicurezza necessaria. Per questo, per proteggere i tuoi dati e quelli dei tuoi clienti, è importante scegliere il giusto provider di virtual data room. Ce ne sono molti, ma ognuno ha i suoi pro e contro. 

Perchè scegliere una data room virtuale per il tuo business 

Abbiamo già accennato ad alcuni dei più importanti vantaggi di usare le VDR per la tua azienda e per il tuo business. Tra questi ci sono: 

• Aumenta e migliora la sicurezza: i sistemi di protezione usati dai migliori fornitori di data room virtuali includono crittografie e controlli di sicurezza che nessun altra tecnologia ti può fornire, nemmeno le email o i drive cloud. Chi non è autorizzato ad accedere alla VDR non può visualizzare, copiare o stampare i file condivisi. 
• Controllo degli accessi e conformità: le VDR usano delle autorizzazioni utente specifiche e spesso dispongono di certificazioni come ISO 27001, SOC 2. Oppure di certificati di conformità GDPR, fondamentale per molti mercati aziendali.
• Efficienza e velocità: è indubbio che le data room virtuali semplificano i tuoi controlli e la due diligence, dato che i file possono essere esaminati contemporaneamente da più parti grazie a un indice strutturato che velocizza le pratiche, anche quelle di M&A. Alcuni provider forniscono anche funzionalità che fanno risparmiare tempo, come la ricerca full-text e il recupero immediato dei documenti.
• Accessibilità globale 24/7: tutti i membri autorizzati possono accedere alle informazioni in qualsiasi momento, il che è fondamentale per accordi internazionali o fusi orari diversi.
• Risparmio sui costi: una VDR è sicuramente più conveniente di una stanza fisica, perchè riduce i costi di spostamento, di stampa, di logistica e vigilanza. 

Con le VDR, abbatti i costi, migliori l’efficienza, aumenti la sicurezza e risparmi: questa potrebbe essere la soluzione per il tuo business. 

Le data room virtuali in pratica

Finora, abbiamo parlato della teoria, di cosa sono le VDR e di tutti i loro vantaggi. Però, dalla teoria si passa velocemente alla pratica, soprattutto nel mondo del business moderno, che non si ferma mai. Le stanze virtuali vengono usate in diverse situazioni, tutte che richiedono un sistema controllato e sicuro per condividere documenti e dati. Ad esempio: 

• Data room per fusioni e acquisizioni M&A: gli acquirenti usano le VDR per esaminare grandi volumi di documenti riservati (due diligence) in un ambiente sicuro. Queste stanze aiutano anche ad accelerare le transazioni senza rinunciare alla sicurezza. 
• Transazioni immobiliari: gli agenti immobiliari e investitori utilizzano le data room virtuali per condividere documenti e contratti, velocizzando le pratiche. Grazie a funzionalità come le firme elettroniche, è possibile semplificare la chiusura delle transazioni da remoto.
• IPO e raccolta fondi: Quando un’azienda diventa pubblica o lancia una raccolta fondi, deve condividere molti documenti finanziari e legali con potenziali investitori. Usare una VDR garantisce che il processo sia sicuro ed efficiente, mantenendo riservatezza di tutte le parti.
• Private Equity e Venture Capital : spesso, queste aziende valutano molti accordi contemporaneamente e una data room virtuale consente di gestire più progetti in un’unica piattaforma e in modo sicuro.
• Bancarotta e ristrutturazioni: le VDR offrono uno spazio controllato, con elevata sicurezza dei dati sensibili. 
• Scienze della vita e sanità: le VDR forniscono un modo sicuro per collaborare con parti esterne, mantenendo al contempo la conformità.
• Progetti legali e di consulenza: qualsiasi situazione che abbia dei documenti riservati (ad esempio, grandi casi di contenzioso o progetti di consulenza) può utilizzare le VDR per condividere informazioni con i clienti in modo sicuro.

Sicurezza, confidenzialità e risparmio: le stanze virtuali sono un’occasione da non perdere. 

Le funzionalità imperdibili della data room virtuali

Come scegliere il fornitore giusto per le tue necessità? Le funzionalità di una data room virtuale sono molte, ma ci sono alcuni criteri e dettagli a cui fare attenzione. 

Certificazioni di sicurezza e infrastruttura

Prima di fare la tua scelta, controlla che il provider fornisca un sistema e protocollo di sicurezza solido. Tra i dettagli a cui fare attenzione ci sono la crittografia dei dati, l’autenticazione a due fattori e le certificazioni di conformità (ISO 27001, SOC 2, GDPR, HIPAA). Altrettanto importante è la sicurezza fisica dei dati center, per cui controlla se sono vigilati, e chiedi quali siano le garanzie di uptime, che dovrebbero essere di almeno il 99,5%.

Le funzionalità per la gestione dei documenti

Ecco quali sono quelle fondamentali: 

• caricamento e download in blocco, 
• interfaccia drag-and-drop, 
• indicizzazione automatica dei file, 
• ricerca full-text nei documenti, 
• supporto per molti formati di file.

I migliori fornitori di data room virtuali offrono tutte queste funzionalità. 

Accesso ed autorizzazioni

Nella tua scelta, considera quali sono i controlli e i sistemi di sicurezza di accesso avanzata del provider, come l’accesso limitato o le restrizioni IP per determinati utenti. Fondamentali sono anche funzioni come la filigrana dinamica e la visualizzazione di recinzione (protezione dello schermo del documento) per prevenire le perdite.

Gli strumenti per la collaborazione e l’interfaccia utente

Strumenti come il Q&A integrato e la possibilità di lasciare note o tag per il flusso di lavoro di due diligence (in particolare per accordi M&A) sono importanti per una collaborazione efficiente. Così come è importante la facilità d’uso della VDR, con un software data room virtuale che dovrebbe essere intuitivo, semplice da navigare e multilingue, se necessario. 

La compatibilità e l’assistenza clienti

I migliori provider di virtual data room consentono l’accesso da Web (SaaS) e hanno app per Windows, Mac e mobile (iOS/Android)​. In più, ti offrono un periodo di educazione per imparare la piattaforma e un supporto clienti attento e veloce. 

Infine, ci sono fornitori di VDR che includono una prova gratuita o un demo per capire se la stanza fa al caso tuo. Prima di prenderti un impegno duraturo con un abbonamento, è meglio provare la VDR. 

Come scegliere un provider di virtual data room

Ogni business ha le sue necessità e le sue peculiarità. La buona notizia è che esiste una VDR per ogni azienda e la scelta è personale e dipende da diversi fattori. Per trovare la soluzione migliore per te, ti consigliamo di considerare: 

• Le tue esigenze e i tuoi obiettivi;
• Controlla il record del fornitore per capirne la validità;
• Il tuo settore di competenza;
• Valuta sicurezza e conformità;
• Le funzionalità del fornitore;
• Confronta prezzi e ROI;
• L’assistenza clienti che ti viene fornita. 

L’ultimo passo è forse uno dei più importanti: leggi le recensioni indipendenti per sapere cosa ne pensano gli utenti come te, che vogliono lavorare in modo efficace senza rinunciare alla sicurezza. 

Conclusione

Nel mondo del lavoro moderno, uno strumento come una data room virtuale è ormai fondamentale. Più sicura, efficiente e conveniente di una stanza fisica, questa stanza virtuale ti permette di gestire il tuo business e le tue transazioni senza preoccupazioni, da ogni parte del mondo e con tutti i tuoi collaboratori. Se la scelta finale dipende solo dalle tue esigenze, ti consigliamo sempre di scegliere un provider di data room virtuale che abbia una prova gratuita per vedere quale soluzione fa davvero al caso tuo. 

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